Η Ναυτιλιακή Εταιρεία που έχει εμπορευματοκιβώτια προς εισαγωγή σε ένα πλοίο, καταθέτει ένα συγκεντρωτικό ηλεκτρονικό αρχείο με τα εν λόγω εμπορευματοκιβώτια, καθώς και απαραίτητα στοιχεία που πρέπει να γνωρίζει ο διαχειριστής του λιμένα.